Ein Bestand beschreibt einen Wert zu einem bestimmten Stichtag. Beispiele sind ein Kontoguthaben, eine offene Forderung oder eine bestehende Verbindlichkeit. Eine Stromgröße erfasst dagegen Vorgänge innerhalb eines Zeitraums, etwa Zahlungseingänge oder laufende Ausgaben. Beide Arten von Angaben werden in Übersichten häufig nebeneinander dargestellt, dürfen aber nicht ohne Zeitbezug miteinander verrechnet werden.
Zusätzlich wird zwischen fälligen, noch nicht fälligen und bereits ausgeglichenen Positionen unterschieden. Die Fälligkeit bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem eine vereinbarte Zahlung vorgesehen ist. Eine offene Position ist nicht automatisch überfällig. Für die Einordnung sind daher Vertragsdatum, Fälligkeitsdatum und tatsächliches Buchungsdatum getrennt zu lesen.
Bei Tabellen sind Bezeichnung, Einheit, Währung, Stichtag und Zeitraum grundlegende Felder. Ein positiver oder negativer Wert erhält seine Bedeutung erst aus der jeweiligen Spalte und der verwendeten Konvention. In einem Kontoauszug kann „Soll“ eine andere Funktion haben als in einer internen Haushaltsübersicht. Hinweise, Fußnoten und Legenden gehören daher zum sachlichen Zusammenhang der Daten.
